Balinetizen.com, Klungkung
Pengelolaan arsip bukan sekadar urusan administrasi atau tumpukan kertas semata, melainkan fondasi utama bukti pertanggungjawaban sebuah lembaga. Hal tersebut ditegaskan oleh Ketua Bawaslu Provinsi Bali, I Putu Agus Tirta Suguna, dalam Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan di Bawaslu Kabupaten Klungkung.
Menurut Suguna, dokumen yang dihasilkan dalam pekerjaan sehari-hari memiliki fungsi vital ketika Bawaslu dihadapkan pada pemeriksaan maupun persoalan hukum yang membutuhkan penelusuran rekam jejak keputusan.
“Hal-hal yang kita anggap biasa dalam pekerjaan, suatu saat bisa menjadi sangat penting ketika dibutuhkan sebagai bahan pembuktian. Karena itu, jangan sampai dokumen yang kita hasilkan hari ini justru tidak dapat ditemukan ketika diperlukan,” ujar Suguna.
Suguna mengingatkan agar urusan kearsipan tidak lagi dianggap sebagai pekerjaan sederhana yang ditangani belakangan atau hanya dibebankan kepada petugas tertentu. Setiap divisi dan unit kerja memiliki peran penting dalam mengelola dokumen sejak pertama kali diciptakan.
Beberapa jenis dokumen kunci yang wajib dikelola secara sistematis meliputi:
Naskah Dinas Internal: Surat masuk, surat keluar, dan berita acara.
Dokumen Kegiatan & Keputusan: Berkas rapat, laporan kegiatan, serta dasar pengambilan keputusan Bawaslu.
Dokumen Pihak Luar: Berita acara dari penyelenggara pemilu lain yang berfungsi sebagai data pembanding dan dokumen pendukung.
Sejalan dengan hal tersebut, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali menambahkan bahwa penataan arsip memerlukan koordinasi dan pembagian tugas yang jelas. Terlebih dengan adanya keterbatasan sumber daya manusia (SDM), kolaborasi antarbagian menjadi solusi agar tata kelola administrasi berjalan berkelanjutan.
Dalam kesempatan yang sama, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Klungkung menjelaskan aspek teknis dalam merapikan tata kelola kearsipan lembaga. Menurutnya, dokumen tidak boleh sekadar ditumpuk, melainkan harus tertata melalui:
Klasifikasi dan Tata Naskah Dinas: Penggunaan kode klasifikasi, pengaturan hak akses, serta penentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Pemisahan Arsip Dinamis: Membedakan arsip aktif dan inaktif berdasarkan frekuensi penggunaan, serta memanfaatkan record center untuk penyimpanan yang efisien.
Penyusutan Berdasarkan Ketentuan: Pemusnahan atau pemeliharaan permanen arsip harus sesuai aturan retensi, terutama bagi dokumen yang memiliki nilai sejarah.
Digitalisasi Berkelanjutan: Proses alih media fisik ke digital yang diimbangi dengan sistem penyimpanan yang aman, mudah diakses, dan berkelanjutan.
Menutup arahannya, Suguna mengajak seluruh jajaran Bawaslu untuk menjadikan tertib administrasi sebagai budaya kerja. Penataan arsip yang presisi tidak hanya memperkuat akuntabilitas internal, tetapi juga membentengi lembaga dalam mempertanggungjawabkan setiap tugas negara di masa depan.(RLS)